Stephan Rasche (Abteilungsleiter IT), Jan-Erik Wagemann, Sachbearbeiter E-Government, Brigitte Husemann (Abteilungsleiterin Zentrale Dienste und Personal) sowie Bürgermeister Daniel Hartmann stellen den neuen KI-Assistenten vor. Das digitale Serviceangebot unterstützt Bürgerinnen und Bürger ab sofort bei Fragen rund um die Dienstleistungen der Stadtverwaltung.© Stadt HöxterMit dem neuen Angebot setzt die Stadt Höxter einen weiteren Schritt ihrer Digitalisierungsstrategie um. Ziel ist es, Verwaltungsinformationen einfacher zugänglich zu machen, Serviceangebote auszubauen und gleichzeitig die Beschäftigten der Verwaltung zu unterstützen.
„Eine moderne Verwaltung muss die Chancen der Digitalisierung nutzen, um ihren Service für die Menschen kontinuierlich weiterzuentwickeln“, erklärt Bürgermeister Daniel Hartmann. „Mit unserem KI-Assistenten schaffen wir zusätzliche Möglichkeiten, schnell und unkompliziert Informationen zu erhalten. Gleichzeitig bleibt der persönliche Kontakt zu unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbstverständlich ein zentraler Bestandteil unserer Arbeit.“
VoiceBot als zusätzlicher telefonischer Zugang zur Verwaltung
Der VoiceBot ist über die zentrale Telefonnummer der Stadtverwaltung erreichbar und unterstützt Bürgerinnen und Bürger bei Fragen zu städtischen Dienstleistungen. Der digitale Telefonassistent gibt Auskünfte, nennt Kontaktdaten und kann während der Öffnungszeiten bei Bedarf direkt mit der zuständigen Mitarbeiterin oder dem zuständigen Mitarbeiter verbinden. Auch eine mehrsprachige Kommunikation ist möglich.
„Der VoiceBot ersetzt nicht den persönlichen Kontakt, sondern ergänzt ihn“, betont Bürgermeister Hartmann. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind weiterhin auch direkt über ihre bekannten Durchwahlnummern erreichbar und stehen für individuelle Beratung und persönliche Anliegen zur Verfügung.“
ChatBot hilft bei der Orientierung auf der Internetseite
Zusätzlich steht der ChatBot auf der Startseite der städtischen Internetseite zur Verfügung. Bürgerinnen und Bürger können ihre Fragen direkt eingeben und erhalten auf Grundlage der Inhalte der offiziellen Internetseite der Stadt Höxter passende Antworten. Der ChatBot informiert über Dienstleistungen, unterstützt bei der Suche nach Informationen und führt zu weiterführenden Angeboten. Sind Online-Formulare vorhanden, kann er diese direkt aufrufen und beim Ausfüllen unterstützen.
„Bei der Einführung eines solchen Systems kommt es darauf an, die technischen Möglichkeiten sinnvoll mit den Anforderungen eines modernen Bürgerservices zu verbinden“, erklärt Jan-Erik Wagemann, Sachbearbeiter E-Government bei der Stadt Höxter. „Der KI-Assistent nutzt die vorhandenen Informationen der städtischen Internetseite und wird kontinuierlich weiterentwickelt.“
Auch für die Beschäftigten der Stadtverwaltung bietet der neue Service Unterstützung. „Gerade bei häufig wiederkehrenden Fragen können VoiceBot und ChatBot dabei helfen, Informationen schnell und unkompliziert bereitzustellen“, sagt Brigitte Husemann, Abteilungsleiterin Zentrale Dienste und Personal bei der Stadt Höxter. „So bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung und für Anliegen, bei denen die individuelle Betreuung durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besonders wichtig ist
Die Einführung des KI-Assistenten ist ein gemeinsames Projekt verschiedener Bereiche der Stadtverwaltung. „Neben fachlichen Anforderungen spielen auch technische und organisatorische Aspekte sowie die Informationssicherheit und insbesondere der Datenschutz eine wichtige Rolle“, erläutert Stephan Rasche, Abteilungsleiter IT und Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Höxter. „Unsere IT-Abteilung hat die Umsetzung eng begleitet und die zuverlässige Einbindung in die bestehende digitale Infrastruktur sichergestellt.“
„Künstliche Intelligenz soll dort unterstützen, wo sie einen echten Mehrwert bietet“, betont Bürgermeister Hartmann. „Unser Ziel ist eine Verwaltung, die digital erreichbar ist und gleichzeitig nahbar und persönlich bleibt. Der KI-Assistent mit VoiceBot und ChatBot ist ein weiterer Baustein auf diesem Weg.“
Der neue digitale Service steht Bürgerinnen und Bürgern ab sofort zur Verfügung: Der VoiceBot ist über die zentrale Telefonnummer der Stadtverwaltung unter 05271/963-0 erreichbar, der ChatBot über die Startseite der städtischen Internetseite. Beide Angebote ergänzen den bestehenden persönlichen Service der Stadtverwaltung.